Tengas habitaciones, mesas o cualquier tipo de servicio relacionado con el turismo, sabes que tener un excelente PMS es fundamental. Lo siento, para aquellos que no desconozcan el significado de las siglas PMS, hacemos mención del Property Management System.
Pero, el software no es más que una herramienta más pero ha de cumplir una serie de requisitos. El primero y fundamental es que sea lo más intuitivo posible para aquellos que lo van a utilizar. Por ejemplo, en un hotel, donde se va a tener el primer contacto con un cliente va a ser el front-desk (o recepción) por tanto, el programa ha de ser “eficiente”, “rápido” y con un contenido pesado de gestión de clientes (un buen CRM), aplicaciones para el departamento de pisos, de guest service, restauración, y, fundamental, aquellas que permitan la reserva online (tanto de clientes directos como de partners online u OTA’s).
¿Por qué hablamos de lo esencial de la conectividad online con nuestros partners, que permita el acceso a nuestros inventarios de habitaciones? COSTES. Hacer uso de motores de reservas encarece notablemente la gestión de nuestras reservas (por las que tenemos que pagar un fee) y, por el contrario, establecer un sistema de “conectividad” entre esos partners y nuestro PMS evitará el pago de comisiones excesivas.
Así, deviene esencial la automatización de ese tipo de transacciones ya que se minimizan los errores en la gestión del inventario, de las reservas y, consecuentemente, del Yield.
Aunque, no sólo hablamos de la utilidad del PMS para la gestión de reservas e inventarios. También es de vital importancia para el CRM (Customer Relationship Management) y para la gestión de campo del funcionamiento de un hotel (departamento de pisos con sus controles, recepción, mantenimiento, cocina, restauración, etc). Todo, en conjunto, permitirá al director gestionar “preventivamente” su establecimiento con una capacidad de actuación casi inmediata.
¿Por qué no decirlo?. Todos los negocios, hoy en día, ansían la automatización (reduce costes, incrementa el revenue (Perogrullo) y dota de mayor alcance para con los clientes.
En definitiva, siguiendo el contenido del post de zambotimes 8 puntos han de tenerse en cuenta para la adquisición de un buen PMS:
1º.- El proceso de “reservas”: El proceso tiene que ser lo más sencillo posible y evitar que el reservista, recepcionista o responsable del backoffice esté mucho tiempo (y muchos pasos) para introducir una reserva en el sistema.
2º.- Aplicaciones de Revenue Management: Suelen ser muy caras pero es esencial que un PMS cuente con una aplicación de RM integrada. El acceso a la ocupación, al ADR y a otros elementos esenciales del RM proporcionará una capacidad de decisión que revertirá en el revenue del establecimiento. Este tipo de aplicaciones permitirá gestionar todas las tarifas en todos los canales y las MLOS.
3º.- El front desk: Es el lugar donde se producen el mayor número de “momentos de la verdad” (Doménec Bioca dixit) y, por tanto, las aplicaciones del PMS que afecten a ese departamento han de ser matemáticamente perfectas y ágiles: nada de pasos intermedios, nada de aplicaciones inútiles. Lo imprescindible pero eficiente. Aplicaciones que permitan un check in, un check out, una reserva de directos, cargos extras, mensajería, comunicación entre departamentos, despertador, etc. Nada más.
4º.- El back office: Las aplicaciones del PMS referentes a este departamento serán fundamentalmente el tema de cierres de producción donde se calculará el revenue diario (o del tramo temporal que se solicite), obtención de todo tipo de estadísticas y todo tipo de información (ADR, RevPAR, GOP, GOPPAR, junto con la aplicación de RM). Asimismo será esencial la conectividad con el módulo contable y con otro tipo de software para el volcado de datos.
5º.- Gestión de pisos: La gestión de las habitaciones (inventario, disponibilidad, bloqueos, entradas, salidas, gobernantas, mantenimiento, guestservice, restauración, etc) es esencial. Además, facilitará la asignación de habitaciones (por ejemplo, desde una reserva asignar la habitación, bloqueo por solicitud de un cliente, etc).
6º.- Facturación: Que el PMS sea ágil o no revierte en la pérdida o no de tiempo y esfuerzo. El proceso de facturación ha de ser veloz y exhaustivo calculando los cargos por habitación, por pensión, los impuestos, los cargos extras, los depósitos, fees, comisiones, etc a gran velocidad y precisión. Por supuesto, hoy en día, la facturación ha de ser posible virtual (e incluso con posibilidad de emisión de las facturas en sistemas compatibles para el volcado).
7º.- Emisión o creación de informes: Que puedan personalizarse y con opciones de modificación personalizada a criterio, es decir, poder elegir lo que quiero que me cree un informe.
8º.- Configurable: Cuanto más configurable sea mayor índice de satisfacción de mis peticiones y necesidades. Asimismo, deviene fundamental el establecimiento de privilegios para los usuarios que hacen uso del PMS. Configurable también incluye que permita su aplicabilidad en otros países (pe en grandes cadenas hoteleras con presencia en Indonesia, USA, España, Brasil, etc se haga uso del mismo PMS).
Y, finalmente, os dejo unas reflexiones de Rafael Martínez (al que os recomiendo seguir porque sus post son de lo más interesantes) sobre los PMS para hoteles y lo que él define como “Una lucha sin cuartel”:
.- “…Para poder realizar una adaptación al cambio hay que conocer el hotel (o cadena) por dentro con un nivel de detalle que difícilmente tiene una empresa de software, por muy especializada que esté en el sector en el que opera…”.
.- “…La formación de los usuarios nunca va a ser personalizada, que es como tendría que ser. La formación la realizan de forma estándar, es decir, igual para todos los hoteles, y, si no igual, al menos en la misma línea. Tan sólo pueden distinguir entre urbano, vacacional, grande, pequeño, independiente, cadena. Esta distinción es necesaria, pero no suficiente, con lo cual, la formación no deja de ser estándar…”.
.- “…El mantenimiento y el soporte al usuario suelen ser rematadamente ineficaces. Y eso que es ahí donde está gran parte de su negocio. El informático del primer nivel de soporte no suele saber de hoteles y además no entiende al usuario. Por otro lado el usuario tampoco se explica en dialecto informático, con lo cual no se comprenden. Además en el departamento de soporte parece que tienen urgencia de cerrar incidencias, sobre todo cuando éstas permanecen sin solución un número considerable de días. Ante esto ofrecen soluciones atropelladas e ineficaces. Y esto si no te remiten a “la próxima versión…”.
Aunque, para no ofrecer sólo críticas, Rafael Martínez nos ofrece una directrices a seguir para adquirir un PMS:
1. Déjate asesorar por los fabricantes más reconocidos, ellos te acompañaran en el camino del éxito de una buena elección.
2. Céntrate en las necesidades reales, presentes y futuras, pero no escojas bajo la máxima de “es caro, es bueno” o “cuanto más funcionalidad, mejor”
3. Escoge herramientas intuitivas y fáciles de usar, te ayudarán a vencer la resistencia al cambio y reducir la curva de aprendizaje de tus empleados
4. Decídete por soluciones modulares y que se integren fácilmente, te ayudarán cuando tus necesidades vayan evolucionando.
5. Elige una empresa que garantice continuidad y evolución “Dime qué hotel eres y te diré qué software de gestión necesitas”




